(Business
Intelligence)
¿Qué es?
Estrategia empresarial que persigue incrementar
el rendimiento de la empresa o la competitividad del negocio, a través de la
organización inteligente de sus datos históricos.
Business Intelligence (BI) es un compendio de tecnologías y
aplicaciones que permiten recopilar la información de las diferentes fuentes de
su empresa, almacenarla, analizarla y proveerla a todo tipo de usuarios de su
empresa con el fin de que puedan tomar mejores decisiones de negocio.
Es una
estrategia empresarial que persigue incrementar el rendimiento de la empresa o
la competitividad del negocio, a través de la organización inteligente de sus
datos históricos (transacciones u operaciones diarias), usualmente residiendo
en Data Warehouse corporativos o Data Marts departamentales.
Razones que justifican una
inversión en BI:
· Informes / reportes centralizados
· Análisis de tendencias y “predicción” del futuro
· Toma de decisiones efectivas sobre productos que funcionan y lo que no funciona
· Centraliza datos dispersos
· “Valida” sistemas transaccionales
BI como solución tecnológica
·
Centralizar, depurar y
afianzar los datos.
·
Descubrir información no
evidente para las aplicaciones actuales. En
·
Optimizar el rendimiento de
los sistemas.
BI como ventaja competitiva
·
Seguimiento real del plan estratégico.
·
Aprender de errores pasados
·
Mejorar la
competitividad.
·
Obtener el verdadero valor
de las aplicaciones de gestión.
Áreas en las que se utiliza
·
Departamento de marketing.
·
Departamento de compras.
·
Departamento de producción.
·
Departamento de ventas.
·
Departamento
económico-financiero.
·
Departamento de atención al
cliente.
Departamento de recursos humanos.
¿Por
qué Business Intelligence?
La
capacidad para tomar decisiones de negocio precisas y de forma rápida se ha
convertido en una de las claves para que una empresa llegue al éxito. Sin
embargo, los sistemas de información tradicionales (como la mayoría de los
programas de gestión, las aplicaciones a medida, e incluso los ERP más
sofisticados), suelen presentar una estructura muy inflexible para este fin.
Aunque su diseño se adapta con mayor o menor medida para manejar los datos de
la empresa, no permite obtener la información de los mismos, y mucho menos
extrapolar el conocimiento almacenado en el día a día de las bases de datos.
Las principales características que limitan estos sistemas son:
Gran rigidez a la hora de extraer datos,
de manera que el usuario tiene que ceñirse a los informes predefinidos que se
configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus
dudas reales.
Necesidad de conocimientos técnicos. Para
la generación de nuevos informes o métricas suele resultar ineludible acudir al
departamento técnico, solicitando una consulta adecuada para interrogar la base
de datos.
Largos tiempos de respuesta, ya
que las consultas complejas de datos suelen implicar la unión de tablas
operacionales de gran tamaño, lo que se traduce en una incómoda espera que
dificulta la fluidez del trabajo.
Deterioro en el rendimiento del SI. Cuando
la base de datos consultada, para generar informes o ratios de negocio, es la
misma que la que soporta el operativo de la empresa, el funcionamiento del
sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los usuarios
conectados.
Falta de integración que implica islas de datos. Muchas
organizaciones disponen de múltiples sistemas de información, incorporados en
momentos distintos, para resolver problemáticas diferentes. Sus bases de datos
no suelen estar integradas, lo que implica la existencia de islas de
información.
Datos erróneos, obsoletos o incompletos. El
tema de la calidad de los datos siempre es considerado como algo importante,
pero esta labor nunca se lleva al extremo de garantizar la fiabilidad de la
información aportada.
Problemas para adecuar la información al cargo del
usuario. No
se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que
tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más
eficiente posible.
Ausencia de información histórica. Los
datos almacenados en los sistemas operacionales están diseñados para llevar la
empresa al día, pero no permiten contrastar la situación actual con una
situación retrospectiva de años atrás.
Para
superar todas estas limitaciones, el Business Intelligence se apoya en un
conjunto de herramientas que facilitan la extracción, la depuración, el
análisis y el almacenamiento de los datos generados en una organización, con la
velocidad adecuada para generar conocimiento y apoyar la toma de decisiones de
los directivos y los usuarios oportunos.
No
es que los productos de BI sean mejores que las aplicaciones actuales: se trata
de sistemas con objetivos distintos, eficientes en sus respectivas ramas, pero
que deben complementarse para optimizar el valor de los sistemas de
información.
Datos, información,
conocimiento
¿En
qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información? En una
conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y
esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento.
Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los
datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en
agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...), mientras que la
información adopta un papel mediador entre ambos.
Los
conceptos que se muestran a continuación se basan en las definiciones de Davenport
y Prusak (1999).
Datos
Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el porqué de las cosas y no son orientativos para la acción.
Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el porqué de las cosas y no son orientativos para la acción.
Un
número telefónico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin
un propósito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la
toma de una decisión. Los datos pueden ser una colección de hechos almacenados
en algún lugar físico como un papel, un dispositivo electrónico (CD, DVD, disco
duro), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologías de la
información han aportado mucho a recopilación de datos.
Como
cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la
organización, pudiendo ser de carácter objetivo o subjetivo, o de tipo
cualitativo o cuantitativo, etc.
Información
La
información se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen
un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de
utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los
datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor:
Contextualizando: se
sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron. Categorizando: se
conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos. Calculando: los
datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente. Corrigiendo: se han
eliminado errores e inconsistencias de los datos. Condensando: los
datos se han podido resumir de forma más concisa (agregación).
Por
tanto, la información es la comunicación de conocimientos o inteligencia, y es
capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus
juicios de valor y sus comportamientos.
Información
= Datos + Contexto (añadir valor) + Utilidad (disminuir la incertidumbre)
Conocimiento
El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.
El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.
El
conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de
los datos. Para que la información se convierta en conocimiento es necesario
realizar acciones como:
Comparación
con otros elementos. Predicción
de consecuencias. Búsqueda
de conexiones. Conversación
con otros portadores de conocimiento.
La inteligencia de negocio en los distintos departamentos de la empresa.
En
todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus
clientes, sus inventarios, su producción, sobre la efectividad de las campañas
de márketing, información sobre proveedores y socios, además de los datos que
pueden proveer del exterior, como los referentes a competidores. En este
sentido, el Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada
departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la información
disponible en la organización:
Departamento
de marketing
El BI permite identificar de forma más precisa los segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su comportamiento. Para ello se pueden incluir análisis capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y las promociones en cada segmento.
Departamento
de compras
El BI permite acceder a los datos del mercado, vinculándolos con la información básica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Al mismo tiempo, permite monitorizar la información de cada factoría o cadena de producción, lo que puede ayudar a optimizar el volumen de las compras.
Departamento
de producción
El BI proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de calidad y la administración de inventarios hasta la planificación y la historización de la producción.
Departamento
de ventas
El BI facilita la comprensión de las necesidades del cliente, así como responder a las nuevas oportunidades del mercado. También son posibles análisis de patrones de compra para aprovechar coyunturas de ventas con productos asociados.
Departamento
económico-financiero
El BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando así ciertas operaciones, que suelen incluir presupuestos, proyecciones, control de gestión, tesorería, balances y cuentas de resultados.
Departamento de atención al cliente
Aplicado a este ámbito, el BI permite evaluar con exactitud el valor de los segmentos del mercado y de los clientes individuales, además de ayudar a retener a los clientes más rentables.
Departamento de recursos humanos
Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI permite analizar los parámetros que más pueden afectar al departamento: satisfacción de los empleados, absentismo laboral, beneficio-hora/hombre… etc.
Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI permite analizar los parámetros que más pueden afectar al departamento: satisfacción de los empleados, absentismo laboral, beneficio-hora/hombre… etc.
Finalmente, en caso
de aprovechar la integración de la información con proveedores y socios, el BI
ofrece niveles de análisis sobre cuestiones como nuevas oportunidades de
inversión, o nuevas ocasiones para la colaboración con terceros.
Ejemplos:
MicroStrategy
MicroStrategy's
productos están a la vanguardia en el diseño y la tecnología, que buscan
responder a las necesidades del usuario.
Este abarca desde el
desarrollo, la configuración y la gestión de las fuentes de datos para el
control de paneles de presentación, cuadros de mando, mapas; además esta
información puede acceder desde un escritorio remoto o dispositivo móvil.
Los principales
productos se basan en su suite de informes, que van desde el diseño, el
análisis, la gestión y la representación gráfica.
QlikView
Las soluciones de
QlikView son enfocados a los clientes que no cuentan con suficiente presupuesto
y el tiempo para hacer las implementaciones de Business Intelligence,
proporciona a los clientes una nueva forma de obtener respuesta a sus preguntas
de negocio.
Oracle
Ofrece una solución
completa, desde el back-end para el front-end, lo que disminuye el coste total
de propiedad y el riesgo de tener vinculación con una plataforma fragmentada.
Las soluciones de Oracle
son multiplataforma, lo que garantiza su portabilidad, robustez y
escalabilidad, y no limita sus componentes para su plataforma.
Microsoft
Microsoft se ha
distinguido como un líder en el desarrollo, la fabricación, la concesión de
licencias y la producción de software y equipos electrónicos.
Intellego se mantiene en
la vanguardia, la capacitación de la fuerza de consultoría con las últimas
versiones de los productos de Microsoft como: Microsoft SQL Server, SharePoint
y Project; que tuvo una gran demanda por sus bajos costos y la familiaridad de
los usuarios en sus aplicaciones.
Business Intelligence es una herramienta moderna y de nueva generación, disponible a los gestores y directores del negocio quienes tienen la necesidad de analizar el pasado, usar herramientas estadísticas de predicción, y con ello estar un paso de los competidores y mejorar los resultados empresariales. Al fin y al cabo ese es el fin último de la tecnológica, mejorar el rendimiento y productividad de la organización.Esta herramienta se implementa en los distintos departamentos de las organizaciones empresariales.
